Algemene voorwaarden

Nova Seven bv · versie 1.0 van 5 november 2026

Inhoud

Deel A – Algemene bepalingen

Deel A geldt voor alle Diensten. Deel B vult het aan per soort dienst.

1. Definities

In deze voorwaarden betekenen:

• Nova Seven: Nova Seven bv, Stationsstraat 194, 8340 Damme, ondernemingsnummer 1044.266.168, RPR Gent, afdeling Brugge.
• Klant: de onderneming die Diensten, Eigen software of Hardware bij Nova Seven bestelt.
• Offerte: het voorstel van Nova Seven met de bijzondere voorwaarden, digitaal te aanvaarden in het klantenportaal van Nova Seven.
• Overeenkomst: de aanvaarde Offerte, of een opdracht die de Klant per e-mail, ticket of via het portaal geeft en die Nova Seven schriftelijk bevestigt, telkens samen met deze algemene voorwaarden en hun bijlagen. Elke aanvaarde Offerte en elke bevestigde opdracht is een afzonderlijke Overeenkomst.
• Diensten: analyse, implementatie, configuratie, ontwikkeling, datamigratie, opleiding, projectleiding, support, onderhoud, Hosting, abonnementen op Eigen software, IT-advies en andere prestaties van Nova Seven.
• Doorlopende Diensten: Diensten die de Offerte als doorlopend aanduidt, met een looptijd, zoals support, onderhoud, Hosting en abonnementen op Eigen software.
• Regie: Diensten aangerekend volgens de werkelijk bestede tijd en middelen, tegen de afgesproken tarieven.
• Raming: de geschatte tijd of kost van Diensten, per onderdeel of in totaal (bijvoorbeeld in een WBS). Een Raming is geen vaste prijs.
• Pakket: een vooraf betaald budget aan dagen of uren voor Diensten in Regie.
• Change request: elke vraag om iets te doen of te leveren dat niet in de Offerte of in de goedgekeurde analyse staat.
• Odoo-software: de software Odoo (Enterprise en Community) en de hosting- en abonnementsdiensten van Odoo S.A., waaronder Odoo Online en Odoo.sh.
• Standaardsoftware: de Odoo-software zoals Odoo S.A. ze levert, zonder Eigen modules en zonder aanpassingen.
• Eigen modules: alle software die Nova Seven in code ontwikkelt of aanpast bovenop de Odoo-software. Dat omvat het Maatwerk en de Eigen software die in de Odoo-software draait. Instellingen en aanpassingen via Odoo Studio zijn configuratie, geen Eigen modules.
• Maatwerk: Eigen modules die Nova Seven specifiek voor de Klant ontwikkelt.
• Eigen software: software, modules, apps, koppelingen en tools die Nova Seven ontwikkelt om aan meerdere klanten aan te bieden, als product of als abonnement, binnen of buiten de Odoo-software.
• Ondersteunde extra module: een Eigen module of een aanpassing in de databank (bijvoorbeeld via Odoo Studio) waarvoor de Klant onder zijn abonnement de onderhoudsvergoeding aan Odoo S.A. betaalt (“Covered Extra Module” in de voorwaarden van Odoo).
• Bug: een fout in de Odoo-software of in een ondersteunde extra module die leidt tot een stilstand, een foutmelding of een beveiligingslek, en die niet veroorzaakt is door een foute installatie of configuratie.
• Onderhoudscontract (Value Plan): een Doorlopende Dienst voor de correctie en aanpassing van Eigen modules (artikel 26.2).
• Supportcontract: een Doorlopende Dienst voor support zoals beschreven in artikel 27.
• Hosting: het onderbrengen, beheren en back-uppen van de omgeving van de Klant op infrastructuur die Nova Seven zelf beheert of bij een hostingpartner afneemt en aan de Klant factureert. Odoo Online en Odoo.sh zijn geen Hosting: die neemt de Klant af bij Odoo S.A. onder zijn abonnement.
• Hardware: apparatuur die Nova Seven aan de Klant verkoopt of levert.
• SLA-voorwaarden: de support- en SLA-voorwaarden in bijlage, met de prioriteiten en reactietijden en, bij Hosting, de beschikbaarheid en de back-ups.

2. Toepassing en rangorde

2.1 Deze voorwaarden gelden voor elke Offerte en Overeenkomst van Nova Seven. Ze gelden enkel tussen ondernemingen.

2.2 Deze voorwaarden gelden ook voor latere opdrachten van de Klant, ook als die per e-mail, telefoon, ticket of via het portaal gegeven worden. Nova Seven bevestigt zo'n opdracht schriftelijk, met een verwijzing naar de versie van deze voorwaarden die geldt. Een nieuwe versie geldt voor latere opdrachten pas nadat Nova Seven ze volgens artikel 24 aan de Klant gemeld heeft.

2.3 Bij tegenstrijdigheid geldt deze volgorde: (1) de bijzondere voorwaarden in de Offerte, (2) de bijlagen, (3) deel B, (4) deel A. Voor de verwerking van persoonsgegevens gaat de verwerkersovereenkomst altijd voor.

2.4 Algemene of inkoopvoorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing, ook niet als ze later of op een bestelbon worden meegedeeld. Een afwijking geldt enkel als Nova Seven ze vooraf schriftelijk aanvaardt.

2.5 De Nederlandse tekst van deze voorwaarden is de enige die geldt.

3. Offertes en totstandkoming

3.1 Een Offerte is vrijblijvend en vervalt na 14 dagen. Tot de aanvaarding mag Nova Seven ze intrekken of aanpassen, ook wat de voorgestelde medewerkers en de planning betreft. Na de aanvaarding zijn beide partijen gebonden; voor de planning geldt dan artikel 9.

3.2 Deze voorwaarden staan op www.novaseven.be met een versienummer en een datum. Elke versie blijft daar via een vaste link raadpleegbaar en downloadbaar. Elke Offerte vermeldt, vlak bij de handtekening, de versie die geldt en de vaste link ernaar. De Klant aanvaardt de Offerte bij voorkeur door digitale ondertekening in het portaal en verklaart daarbij uitdrukkelijk dat hij deze voorwaarden gelezen heeft en aanvaardt. Aanvaardt de Klant de Offerte op een andere manier, dan bevestigt Nova Seven de Overeenkomst schriftelijk, met de versie en de link.

3.3 Een Raming steunt op de informatie die de Klant gaf. Ze is geen vaste prijs en geen resultaatsverbintenis, tenzij de Offerte uitdrukkelijk een vaste prijs vermeldt.

4. Verhouding met Odoo S.A.

4.1 Voor de Odoo-software sluit de Klant zelf een abonnement met Odoo S.A. Daarop zijn de voorwaarden van Odoo van toepassing, in het bijzonder de Odoo Enterprise Subscription Agreement (de Engelse tekst geldt), de cloud-SLA, het privacybeleid en de Acceptable Use Policy van Odoo, in de versie die op www.odoo.com geldt. Nova Seven is geen partij bij dat abonnement. Licenties en abonnementen van Odoo, ook voor Odoo Online en Odoo.sh, offreert en factureert Odoo S.A. rechtstreeks aan de Klant.

4.2 Nova Seven mag volgens haar partnerovereenkomst met Odoo geen diensten op Odoo Enterprise leveren aan een klant zonder geldig abonnement, ook niet tijdens een implementatie. Een voorafgaande analyse (artikel 5.3) gebeurt in een demo- of testomgeving van Nova Seven. Vóór de configuratie of migratie in een databank van de Klant op Odoo Enterprise heeft de Klant een geldig abonnement met het juiste abonnementsplan en het juiste aantal gebruikers en lichte gebruikers, en hij houdt het geldig zolang Nova Seven die diensten levert. Zonder geldig abonnement schort Nova Seven die diensten op; de gevolgen daarvan voor de planning en de kosten zijn voor de Klant.

4.3 Nova Seven wijst de Klant vooraf op instellingen die het aantal (lichte) gebruikers of het abonnementsplan bij Odoo beïnvloeden, zoals werknemersrecords in de HR-app. De Klant beslist daarover en meldt een hoger gebruik zelf aan Odoo.

4.4 Nova Seven is niet verantwoordelijk voor de werking, beschikbaarheid, beveiliging, back-ups, prijzen, prijsverhogingen, toeslagen, versies en bugcorrecties van de Standaardsoftware en van de hostingdiensten van Odoo S.A. (Odoo Online en Odoo.sh), noch voor de inhoud van toekomstige versies. Bugs in de Standaardsoftware meldt Nova Seven aan Odoo, zonder garantie op de oplostermijn. Nova Seven waarborgt niet dat de Odoo-software aan specifieke wettelijke vereisten voldoet, tenzij de Offerte dat uitdrukkelijk vermeldt. Dit laat haar aansprakelijkheid voor haar eigen Diensten onverlet.

4.5 De Klant omzeilt de licentiecontrole van Odoo niet en verzwijgt geen gebruikers. Nova Seven blokkeert of beperkt de toegang van de Klant tot de Odoo-software niet als drukmiddel, ook niet bij een betalingsgeschil. Een tijdelijke afsluiting die nodig is om een ernstig beveiligingsincident in te dijken (artikel 29.7), valt daar niet onder; Nova Seven verwittigt de Klant dan onmiddellijk en herstelt de toegang zodra dat veilig kan.

4.6 Als Odoo-partner ontvangt Nova Seven van Odoo S.A. een commissie op de abonnementen, op Odoo.sh en op de onderhoudsvergoedingen van haar klanten. Bij IT-advies vermeldt Nova Seven dat altijd uitdrukkelijk.

4.7 De Klant kan volgens zijn abonnement bij Odoo van partner wisselen. Hij meldt een wissel ook aan Nova Seven; artikel 23 regelt de opzegging en de overdracht.

5. Uitvoering van de Diensten

5.1 Nova Seven levert haar Diensten als inspanningsverbintenis, volgens de regels van het vak, tenzij de Offerte uitdrukkelijk een resultaat belooft.

5.2 Diensten worden aangerekend in Regie, al dan niet via een Pakket. Een vaste prijs geldt enkel als de Offerte dat uitdrukkelijk zo noemt en de scope afbakent; alles daarbuiten is een Change request.

5.3 Een analyse gaat in principe vooraf aan een implementatie en wordt apart aangerekend. Na de analyse beslist de Klant of hij verdergaat.

5.4 Nova Seven bepaalt wie de Diensten uitvoert. Ze mag een medewerker vervangen door iemand met gelijkwaardige kennis en ervaring; gaat het om een sleutelfiguur uit de Offerte, dan overlegt ze vooraf met de Klant.

5.5 Nova Seven mag voor haar Diensten werken met freelancers en onderaannemers. Ze blijft tegenover de Klant verantwoordelijk voor hun werk en legt hen dezelfde geheimhouding op.

5.6 De Klant ziet af van elke rechtstreekse vordering, contractueel of buitencontractueel, tegen werknemers, freelancers, onderaannemers en andere hulppersonen van Nova Seven. Zij kunnen zich beroepen op alle beperkingen van aansprakelijkheid in deze voorwaarden. Dit beperkt de aansprakelijkheid van Nova Seven zelf niet en geldt binnen de grenzen van artikel 21.6.

5.7 Wordt voor een project een stuurgroep of projectgroep opgericht, dan legt de Offerte of het projectplan haar samenstelling en werking vast. Beslissingen die de scope, de prijs of de planning wijzigen, binden de partijen pas als ze schriftelijk bevestigd zijn, bijvoorbeeld in een verslag of een goedgekeurde Change request. Elke partij staat ervoor in dat haar leden in de stuurgroep die beslissingen mogen nemen.

5.8 Kosteloze diensten, zoals een kennismaking, een demo of een gratis scopinggesprek, levert Nova Seven zonder waarborg en, binnen de grenzen van artikel 21.6, zonder aansprakelijkheid.

6. Regie, ramingen en rapportering

6.1 Tijd wordt per begonnen kwartier geregistreerd. Een dag telt 8 uur. Verplaatsingstijd wordt niet aangerekend; verplaatsingen voor bezoeken ter plaatse worden aangerekend als kilometervergoeding per gereden kilometer, aan het tarief in de Offerte of de tarievenlijst.

6.2 Het klantenportaal toont doorlopend de geregistreerde tijd per onderdeel. Nova Seven bezorgt daarnaast minstens maandelijks, bij de factuur, een overzicht. De Klant kan een overzicht binnen 5 werkdagen gemotiveerd betwisten. Zonder betwisting geldt het als aanvaard, onverminderd het recht van de Klant om met andere middelen het tegendeel te bewijzen.

6.3 Zodra 80% van een Raming verbruikt is, per fase of in totaal zoals de Offerte bepaalt, verwittigt Nova Seven de Klant met een inschatting van het resterende werk. Boven de Raming werkt ze pas verder na akkoord van de Klant per e-mail of in het portaal. Komt er binnen 5 werkdagen geen akkoord, dan schort ze het betrokken onderdeel op. Meerwerk door een tekortkoming in de medewerking van de Klant (artikel 10.3) meldt Nova Seven zodra ze het vaststelt; het is verschuldigd, ook boven de Raming.

7. Vooraf betaalde pakketten

7.1 Een Pakket is een vooraf betaald budget voor Diensten in Regie, bepaald op basis van een Raming. Het is geen vaste prijs voor een resultaat: als het werk meer tijd vraagt dan geraamd, is een bijkomend Pakket nodig.

7.2 Op een Pakket wordt alle tijd geboekt die voor de Overeenkomst gepresteerd wordt: analyse, configuratie, ontwikkeling, datamigratie, opleiding, projectleiding en Change requests, tenzij de Offerte iets anders bepaalt. De kilometervergoeding wordt apart gefactureerd.

7.3 De Klant ziet het verbruik en het saldo per onderdeel in het klantenportaal. Bij 80% verbruik verwittigt Nova Seven de Klant en stelt ze een aanvulling voor; bij 90% herinnert ze hem eraan.

7.4 Is het Pakket opgebruikt, dan stopt Nova Seven het werk tot de Klant een nieuw Pakket bestelt, tenzij de Klant schriftelijk vraagt om in Regie verder te werken tot een bepaald maximum.

7.5 Een Pakket wordt gefactureerd bij ondertekening van de Offerte, tenzij de Offerte een betaling in schijven voorziet. Een factuur voor een Pakket is betaalbaar binnen 8 dagen; dat gaat voor op de algemene betalingstermijn van artikel 20.1. Nova Seven start na ontvangst van de (eerste) betaling.

7.6 Een Pakket moet gebruikt worden binnen 12 maanden na de ondertekening van de Offerte. Het pakkettarief in de Offerte ligt lager dan het tarief voor Regie zonder Pakket. Het pakkettarief en de capaciteit die Nova Seven voor de Klant inplant, zijn de tegenprestatie voor die termijn. Nova Seven herinnert de Klant 60 en 30 dagen vóór het einde aan het saldo; binnen de termijn kan de Klant het saldo ook gebruiken voor support of opleiding. Het niet-gebruikte saldo vervalt op het einde van de termijn, behalve voor zover het niet-gebruik te wijten is aan Nova Seven of aan overmacht bij Nova Seven; dan wordt de termijn verlengd of het saldo terugbetaald, naar keuze van de Klant. Heeft Nova Seven de herinnering van 30 dagen niet verstuurd, dan loopt de termijn door tot 30 dagen na een alsnog verstuurde herinnering. In andere gevallen kan Nova Seven de termijn op verzoek van de Klant verlengen, maar ze is daartoe niet verplicht.

7.7 Beëindigt de Klant de Overeenkomst wegens een tekortkoming van Nova Seven, beëindigt een partij ze wegens overmacht (artikel 22.2), of beëindigt Nova Seven ze zonder tekortkoming van de Klant, dan betaalt Nova Seven het niet-gebruikte saldo terug. In de andere gevallen kan de Klant het saldo binnen de geldigheid nog gebruiken voor support of opleiding.

8. Change requests en meerwerk

8.1 Een Change request van meer dan 8 uur, of een die de Raming, de prijs of de planning wijzigt, wordt schriftelijk vastgelegd, met de gevolgen voor prijs, planning en de rest van de Overeenkomst. Kleinere vragen worden als ticket of in het portaal geregistreerd en in Regie aangerekend.

8.2 Nova Seven start een Change request pas na akkoord van de Klant per e-mail of in het portaal. Nova Seven mag een Change request weigeren als het technisch, juridisch of qua planning niet verantwoord is.

8.3 De analyse van een omvangrijke Change request kan in Regie worden aangerekend; Nova Seven meldt dat vooraf.

8.4 Werk buiten de Offerte dat de Klant uitdrukkelijk schriftelijk vraagt, geldt als aanvaarde Change request en wordt in Regie aangerekend aan de tarieven van de Offerte, op het Pakket als er een is. Een Change request kan de planning verschuiven (artikel 9.3).

9. Planning en termijnen

9.1 Planningen en termijnen in de Offerte of het projectplan zijn streefdata, tenzij de Offerte een datum uitdrukkelijk als bindend vermeldt.

9.2 Dreigt een termijn overschreden te worden, dan verwittigt de partij die het merkt de andere, en overleggen de partijen over de gevolgen voor de planning.

9.3 Termijnen schuiven op bij een Change request, bij een tekortkoming in de medewerking van de Klant (artikel 10), bij laattijdige betaling, bij overmacht (artikel 22), bij vertraging aan de kant van Odoo S.A. of andere derden die Nova Seven niet kon voorkomen, en bij plotse uitval van een sleutelfiguur, voor de tijd die redelijkerwijs nodig is om een gelijkwaardige vervanger in te zetten.

9.4 Bij overschrijding van een termijn stelt de Klant Nova Seven eerst schriftelijk in gebreke, met een duidelijke omschrijving van de tekortkoming en een redelijke termijn om ze te herstellen.

9.5 Bij een fasering start Nova Seven een volgende fase pas nadat de Klant de vorige heeft aanvaard (artikel 11), tenzij de partijen iets anders afspreken.

10. Medewerking van de Klant

10.1 De Klant duidt een projectverantwoordelijke en sleutelgebruikers aan met voldoende tijd en beslissingsbevoegdheid.

10.2 De Klant bezorgt tijdig volledige en juiste informatie, toegang tot systemen en gegevens, en neemt beslissingen binnen de afgesproken termijnen. Hij test zelf de oplevering van elke fase.

10.3 Vertraging of meerwerk door een tekortkoming in de medewerking van de Klant verschuift de planning en wordt in Regie aangerekend. Nova Seven meldt dat zodra ze het vaststelt.

10.4 Werkt Nova Seven ter plaatse, dan zorgt de Klant kosteloos voor een geschikte werkplek met internettoegang en deelt hij vooraf zijn huis-, veiligheids- en IT-regels mee.

10.5 De Klant beveiligt zijn eigen systemen, netwerk en toestellen, gebruikt sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie, en beheert zelf de gebruikers en toegangsrechten in zijn omgeving.

10.6 De Klant staat ervoor in dat hij het recht heeft om de software, gegevens en andere materialen die hij aan Nova Seven bezorgt, te laten gebruiken, bewerken of koppelen, en dat hij daarvoor de nodige licenties heeft.

10.7 De Klant en zijn boekhouder valideren het rekeningschema, de btw-instellingen, de Peppol-instellingen en de eerste aangiften die uit de Odoo-software komen. Nova Seven configureert volgens hun instructies en waarschuwt voor wat ze als professional als fout moet herkennen.

11. Aanvaarding en waarborg

11.1 Bij oplevering van een fase of Eigen module heeft de Klant 10 werkdagen om te testen en blokkerende en andere fouten gemotiveerd te melden. Een blokkerende fout is een fout die het gebruik van een wezenlijke functie in productie verhindert zonder redelijke omweg. Blokkerende fouten herstelt Nova Seven vóór de aanvaarding, andere gemelde fouten kosteloos na de aanvaarding. Zonder melding binnen die termijn, of zodra de Klant de oplevering productief gebruikt, geldt ze als aanvaard, behalve voor fouten die al gemeld waren.

11.2 De aanvaarding dekt de zichtbare gebreken. Nova Seven herstelt daarnaast kosteloos fouten in haar eigen werk die de Klant binnen 60 dagen na aanvaarding meldt. Na die termijn herstelt ze fouten in Regie, behalve voor ondersteunde extra modules (artikel 26.2) en onverminderd haar aansprakelijkheid voor verborgen gebreken volgens artikel 21. Fouten door wijzigingen van de Klant of van derden, waaronder updates van de Odoo-software, vallen niet onder de waarborg; voor ondersteunde extra modules geldt artikel 26.2.

11.3 De Klant beslist over de keuze van de software en keurt de inrichting goed. Dat laat de advies- en waarschuwingsplicht van Nova Seven als professional onverlet.

12. Datamigratie, back-ups en beveiliging

12.1 De gegevens van de Klant blijven altijd zijn eigendom en worden nooit teruggehouden. De Klant staat in voor de juistheid en volledigheid van de brongegevens en valideert de gemigreerde gegevens.

12.2 Nova Seven voert een datamigratie uit als inspanningsverbintenis. Het opkuisen van brongegevens wordt in Regie aangerekend.

12.3 Back-ups van de Odoo-databank vallen onder het abonnement van de Klant bij Odoo (Odoo Online en Odoo.sh), of onder artikel 29 bij Hosting. Vóór een go-live, een migratie in productie of een ingrijpende wijziging zorgt Nova Seven voor een back-up van de productiedatabank en controleert ze dat die bruikbaar is. Bij hosting door de Klant zelf staat de Klant in voor de back-ups.

12.4 Nova Seven werkt met persoonlijke accounts met tweestapsverificatie en enkel de rechten die nodig zijn. Een beveiligingsincident dat de gegevens of systemen van de Klant raakt, meldt ze zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk 48 uur nadat ze er kennis van kreeg. Nova Seven sluit een beroepsaansprakelijkheidsverzekering af die minstens de bedragen van artikel 21.3 dekt, en bezorgt op verzoek een attest.

13. Intellectuele eigendom, maatwerk en eigen software

13.1 De rechten op de Odoo-software liggen bij Odoo S.A. De Klant gebruikt ze volgens zijn abonnement bij Odoo. Code onder een open-sourcelicentie (onder meer LGPL-3 voor Odoo Community, AGPL-3 of LGPL-3 voor OCA-modules) en modules onder de OPL-1 (apps van Odoo S.A. en veel apps uit de Odoo Apps Store) of de Odoo Enterprise Edition License blijven onder die licentie. Die licentie gaat voor op dit artikel.

13.2 Nova Seven is en blijft eigenaar van haar Eigen software, en van de methodes, sjablonen, tools en know-how die ze heeft ontwikkeld of waarop ze rechten heeft. De Klant krijgt daarop enkel het gebruiksrecht uit artikel 28 of uit de Offerte.

13.3 Tenzij de Offerte iets anders bepaalt, blijft Nova Seven eigenaar van het Maatwerk. Vanaf de levering krijgt de Klant een niet-exclusief recht om het Maatwerk te gebruiken voor zijn eigen bedrijfsvoering en die van zijn verbonden vennootschappen, en om het te laten onderhouden of aanpassen, ook door een andere partner. Dat recht wordt eeuwigdurend zodra de facturen voor het betrokken Maatwerk betaald zijn. Het is enkel overdraagbaar samen met de onderneming of de bedrijfsafdeling van de Klant. De Klant mag het Maatwerk niet verkopen, verhuren of aan andere derden ter beschikking stellen.

13.4 De Offerte kan bepalen dat de vermogensrechten op het klantspecifieke deel van het Maatwerk overgaan op de Klant zodra de facturen ervoor betaald zijn, tegen een meerprijs, voor alle exploitatiewijzen, wereldwijd en voor de duur van de rechten, tenzij de Offerte iets anders bepaalt. Eigen software, generieke componenten en know-how in het Maatwerk blijven ook dan eigendom van Nova Seven; de Klant behoudt daarop het gebruiksrecht van artikel 13.3.

13.5 Nova Seven mag generieke oplossingen, componenten en kennis die ze bij een opdracht ontwikkelt, hergebruiken voor andere klanten, zonder vertrouwelijke informatie of gegevens van de Klant te gebruiken.

13.6 De Klant heeft toegang tot de broncode van het Maatwerk en van de Eigen software die in zijn omgeving geïnstalleerd zijn. Die toegang geeft hem geen andere rechten dan de gebruiksrechten van artikel 13.3 en 28.2.

13.7 De gegevens van de Klant blijven altijd zijn eigendom en worden nooit teruggehouden. Configuratie, Studio-aanpassingen, en rapporten en documenten die via configuratie of Studio specifiek voor de Klant gemaakt zijn, worden eigendom van de Klant zodra de facturen ervoor betaald zijn.

13.8 Nova Seven waarborgt dat haar Eigen software en Maatwerk, naar haar beste weten, geen intellectuele rechten van derden schenden. Stelt een derde dat toch, dan verwittigt de Klant Nova Seven onmiddellijk en laat hij haar de verdediging voeren. Nova Seven kan de software dan aanpassen, vervangen, de nodige rechten verwerven of, als dat redelijkerwijs niet kan, de betaalde prijs terugbetalen. Ze draagt de kosten van de verdediging en van een veroordeling, binnen de grenzen van artikel 21. Dit geldt niet voor wijzigingen door de Klant of derden, noch voor combinaties met software die Nova Seven niet leverde.

13.9 Suggesties van de Klant om Eigen software of diensten te verbeteren, mag Nova Seven vrij gebruiken, zonder verplichting om ze uit te voeren en zonder vertrouwelijke informatie van de Klant prijs te geven.

14. Software en apps van derden

14.1 Voor software, apps (ook uit de Odoo Apps Store) en diensten van derden gelden de voorwaarden van hun leverancier. Nova Seven geeft daarop geen garantie en is niet aansprakelijk voor hun werking, beschikbaarheid of prijs.

14.2 Nova Seven adviseert over zulke software naar beste vermogen; de Klant beslist en contracteert zelf met de leverancier, tenzij de Offerte iets anders bepaalt.

14.3 Werkt een koppeling of functie niet meer door een wijziging bij een derde (bijvoorbeeld een bank, een betaalprovider of de interface van een ander pakket), dan is Nova Seven daarvoor niet aansprakelijk. De aanpassing gebeurt in Regie of volgens het Onderhoudscontract.

15. Gebruik van AI-tools

15.1 Nova Seven werkt met AI-tools bij analyse, inrichting, ontwikkeling, documentatie en support, in het bijzonder met Claude van Anthropic of een gelijkwaardige dienst. Een AI-tool kan in opdracht van Nova Seven ook in de Odoo-omgeving van de Klant werken, met de rechten van een medewerker van Nova Seven en onder diens toezicht. Opleveringen (code, configuratie, documentatie) worden door een medewerker van Nova Seven gecontroleerd. Geautomatiseerde antwoorden in support zijn als zodanig herkenbaar.

15.2 Nova Seven gebruikt enkel AI-diensten die gegevens van de Klant niet gebruiken om hun modellen te trainen, werkt waar mogelijk met test- of geanonimiseerde gegevens, en respecteert de vertrouwelijkheid van de Odoo-broncode volgens haar partnerovereenkomst.

15.3 AI-diensten die persoonsgegevens kunnen verwerken, zoals Anthropic, staan als subverwerker op de lijst op www.novaseven.be en in de verwerkersovereenkomst.

15.4 Rechten op resultaten die met AI-tools gemaakt zijn, volgen artikel 13 voor zover zulke rechten bestaan.

16. Vertrouwelijkheid en referenties

16.1 Beide partijen houden vertrouwelijke informatie van de andere partij geheim en gebruiken ze enkel voor de Overeenkomst. Ze beschermen ze minstens met dezelfde zorg als hun eigen vertrouwelijke informatie en leggen dezelfde plicht op aan hun medewerkers, freelancers en onderaannemers.

16.2 Dit geldt niet voor informatie die al publiek is, die een partij al rechtmatig had of zelf ontwikkelde, of die ze moet meedelen door de wet of een rechterlijke beslissing; in dat laatste geval verwittigt ze de andere partij vooraf als dat mag.

16.3 De geheimhouding loopt tot 3 jaar na het einde van de Overeenkomst, en voor persoonsgegevens en broncode zonder einddatum.

16.4 Nova Seven mag de naam en het logo van de Klant als referentie gebruiken, onder meer op haar website, in presentaties en in offertes, tenzij de Klant zich daar schriftelijk tegen verzet. De Klant kan zich op elk moment verzetten. Details over het project, cijfers of getuigenissen gebruikt Nova Seven enkel met het akkoord van de Klant.

17. Persoonsgegevens

17.1 Voor zover Nova Seven persoonsgegevens van de Klant verwerkt, doet ze dat als verwerker volgens de verwerkersovereenkomst in bijlage, die deel uitmaakt van de Overeenkomst.

17.2 Odoo S.A. verwerkt de gegevens in de Odoo-software, ook op Odoo Online en Odoo.sh, als verwerker van de Klant op basis van zijn abonnement; Odoo S.A. is geen subverwerker van Nova Seven.

17.3 De contactgegevens van de Klant en zijn medewerkers verwerkt Nova Seven als verwerkingsverantwoordelijke voor het beheer van de klantrelatie en de facturatie, volgens haar privacyverklaring op www.novaseven.be.

17.4 Tot de verwerkersovereenkomst ondertekend is, en aanvullend daarop, geldt het volgende. Nova Seven verwerkt persoonsgegevens van de Klant enkel om de Overeenkomst uit te voeren en volgens zijn schriftelijke instructies, tenzij de wet haar iets anders oplegt; dan meldt ze dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt. Het gaat om de gegevens die de Klant in zijn omgeving verwerkt of aan Nova Seven bezorgt, onder meer van zijn medewerkers, klanten, leveranciers en contactpersonen, voor de duur van de Overeenkomst. Nova Seven (a) legt haar medewerkers, freelancers en onderaannemers geheimhouding op; (b) neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen; (c) schakelt enkel subverwerkers in die op de lijst op www.novaseven.be staan, meldt een nieuwe subverwerker minstens 30 dagen vooraf per e-mail, laat de Klant binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken en legt de subverwerker dezelfde verplichtingen op; (d) helpt de Klant bij verzoeken van betrokkenen, bij datalekken, bij de beveiliging en bij effectbeoordelingen; (e) meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk 48 uur nadat ze er kennis van kreeg; (f) wist bij het einde alle persoonsgegevens of geeft ze terug, naar keuze van de Klant, behalve wat ze wettelijk moet bewaren; (g) stelt de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving aan te tonen en laat één audit per jaar toe, op kosten van de Klant, na een aankondiging van 30 dagen. Hulp die verder gaat dan wat deze voorwaarden voorzien, wordt in Regie aangerekend.

18. Niet-afwerving

18.1 Tijdens de Overeenkomst en tot 12 maanden na het einde ervan werft geen van beide partijen, rechtstreeks of onrechtstreeks, werknemers of freelancers van de andere partij aan die bij de Overeenkomst betrokken waren, tenzij met schriftelijk akkoord van die partij.

18.2 Bij een inbreuk betaalt de inbreukmakende partij een forfaitaire vergoeding van zes keer het laatste maandelijkse brutoloon van de betrokken werknemer, of €15.000 voor een betrokken freelancer, met een maximum van €30.000 per persoon.

18.3 Een reactie op een openbare vacature zonder gerichte benadering valt niet onder dit verbod.

19. Prijzen en facturatie

19.1 Prijzen zijn in euro en exclusief btw. De tarieven staan in de Offerte of in de tarievenlijst die bij de Offerte gevoegd is.

19.2 Nova Seven mag haar tarieven één keer per kalenderjaar aanpassen om de evolutie van de lonen en andere kosten te volgen, met hoogstens 5% ten opzichte van de tarieven die op dat moment gelden. Ze meldt de aanpassing minstens 1 maand vooraf. Voor Doorlopende Diensten mag de Klant die de aanpassing niet aanvaardt, de betrokken dienst kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe tarieven ingaan. Een lopend Pakket, een vaste prijs en een Offerte binnen haar geldigheid blijven aan het tarief van de Offerte.

19.3 Diensten in Regie zonder Pakket worden maandelijks gefactureerd op basis van de geregistreerde tijd. Pakketten, vaste prijzen en abonnementen volgens de Offerte. Facturen worden via Peppol verstuurd.

19.4 Klachten over een factuur meldt de Klant gemotiveerd binnen 15 dagen na ontvangst. Daarna geldt de factuur als aanvaard, onverminderd het recht van de Klant om het tegendeel te bewijzen. Een klacht over een deel van een factuur schort de betaling van het niet-betwiste deel niet op.

20. Betaling, intrest en opschorting

20.1 Facturen zijn betaalbaar binnen 30 dagen na factuurdatum, tenzij deze voorwaarden of de Offerte iets anders bepalen.

20.2 Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een intrest verschuldigd volgens de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, en een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het onbetaalde bedrag, met een minimum van €50 en een maximum van €2.500. Dit forfait omvat de wettelijke vergoeding van €40 en de buitengerechtelijke invorderingskosten. Dezelfde intrest en vergoeding gelden voor bedragen die Nova Seven aan de Klant moet terugbetalen.

20.3 Blijft een onbetwiste factuur onbetaald na een schriftelijke herinnering met een termijn van 8 dagen, waarin Nova Seven de opschorting aankondigt, dan mag ze haar Diensten opschorten tot volledige betaling, in verhouding tot het onbetaalde bedrag en niet voor een openstaand bedrag onder €500. De vergoeding voor Doorlopende Diensten blijft tijdens de opschorting verschuldigd. De opschorting geldt niet voor de correctie van Bugs in ondersteunde extra modules (artikel 26.2), en niet voor de Hosting van de Odoo-databank van de Klant; blijft de factuur onbetaald, dan kan Nova Seven de Hosting beëindigen volgens artikel 23.3, en dan geldt artikel 29.8. Fouten in de Standaardsoftware kan de Klant ook zelf bij Odoo S.A. melden. De toegang van de Klant tot de Odoo-software blijft onaangeroerd (artikel 4.5).

21. Aansprakelijkheid

21.1 Nova Seven is enkel aansprakelijk voor bewezen rechtstreekse schade die het gevolg is van een tekortkoming in haar Diensten, Eigen software, Hosting of Hardware.

21.2 Nova Seven is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, zoals gederfde winst of omzet, verlies van klanten, gemiste besparingen, bedrijfsonderbreking en reputatieschade. Voor verlies of beschadiging van gegevens is ze enkel aansprakelijk, binnen het plafond van artikel 21.3, als het verlies het gevolg is van een tekortkoming in haar back-up- of beveiligingsverplichtingen (artikelen 12.3, 12.4, 29.4 en 29.6) of van een andere fout van Nova Seven. Ze vergoedt dan in de eerste plaats de redelijke kosten om de gegevens te herstellen uit de laatste bruikbare back-up en ze opnieuw in te voeren.

21.3 De totale aansprakelijkheid van Nova Seven is per schadegeval beperkt tot het hoogste van (a) €5.000 en (b) de vergoedingen die de Klant onder de betrokken Overeenkomst betaalde of verschuldigd werd in de 12 maanden vóór het schadegeval. Ze bedraagt hoogstens €25.000 per schadegeval en €50.000 per kalenderjaar. Het jaarplafond geldt per Klant, voor alle Overeenkomsten met die Klant samen. Een reeks samenhangende feiten geldt als één schadegeval. Het plafond geldt ook voor de aansprakelijkheid onder de verwerkersovereenkomst. Het plafond beperkt niet het recht van de Klant om de vergoedingen terug te vragen die hij betaalde voor Diensten die Nova Seven niet of gebrekkig uitvoerde en ook na een ingebrekestelling (artikel 9.4 of 23.3) niet herstelde.

21.4 Nova Seven is niet aansprakelijk voor schade die uitsluitend te wijten is aan de Standaardsoftware of de hostingdiensten van Odoo S.A., aan software of diensten van derden, of aan gegevens, instructies of wijzigingen van de Klant. Dat geldt niet als Nova Seven een fout maakte in haar Diensten (configuratie, Eigen modules, advies), of als ze de Klant niet waarschuwde voor een instructie waarvan ze het risico als professional moest zien.

21.5 De Klant meldt schade schriftelijk binnen 30 dagen nadat hij ze ontdekte. Meldt hij later, dan krijgt hij niet meer dan hij bij een tijdige melding gekregen zou hebben. Een vordering moet op straffe van verval in rechte worden ingesteld binnen 12 maanden nadat de Klant de schade kende of moest kennen, en uiterlijk 3 jaar na het schadegeval. De termijn wordt geschorst zolang de partijen schriftelijk over een minnelijke oplossing onderhandelen.

21.6 Geen enkele beperking of uitsluiting van aansprakelijkheid in deze voorwaarden of in de Offerte geldt bij opzet of zware fout van Nova Seven of van haar werknemers, freelancers, onderaannemers of andere hulppersonen, bij schade door een aantasting van de fysieke integriteit van een persoon, of voor zover de wet ze verbiedt.

22. Overmacht

22.1 Geen partij is aansprakelijk voor een tekortkoming door overmacht: omstandigheden buiten haar wil die ze redelijkerwijs niet kon voorzien of vermijden, zoals een storing of beslissing van Odoo S.A. of andere leveranciers die niet aan haar te wijten is, een algemene uitval van internet of elektriciteit buiten de infrastructuur van Nova Seven en haar hostingpartners, cyberaanvallen ondanks passende beveiliging, staking, pandemie of een beslissing van de overheid. Betalingsverplichtingen vallen niet onder overmacht.

22.2 De getroffen partij verwittigt de andere onmiddellijk. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mag elke partij de Overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder vergoeding. Gepresteerde Diensten blijven verschuldigd; het niet-gebruikte saldo van een Pakket wordt terugbetaald.

23. Duur, opzegging en einde

23.1 Een project eindigt bij de oplevering van de Diensten in de Offerte. Doorlopende Diensten gelden voor de duur in de Offerte en worden daarna stilzwijgend verlengd met telkens 12 maanden, tenzij een partij ten minste 1 maand vóór het einde schriftelijk opzegt. Bij een partnerwissel kan de Klant Doorlopende Diensten opzeggen met dezelfde termijn die hij aan Odoo geeft (30 dagen).

23.2 De Klant kan Diensten in Regie op elk moment schriftelijk beëindigen met een opzegtermijn van 14 dagen. Hij betaalt de Diensten die tot dan gepresteerd zijn en de kosten die Nova Seven al aanging; voor een Pakket geldt artikel 7.7.

23.3 Elke partij mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij een ernstige tekortkoming die de andere partij niet herstelt binnen 15 dagen na een schriftelijke ingebrekestelling, of bij faillissement of vereffening van de andere partij.

23.4 Bij het einde van de laatste Overeenkomst met de Klant, of bij een partnerwissel, bezorgt Nova Seven de Klant de documentatie, configuratiegegevens en broncode van zijn Maatwerk volgens artikel 13, na betaling van de facturen voor dat Maatwerk die niet tijdig en gemotiveerd betwist zijn (artikel 19.4). Bijkomende hulp bij de overdracht wordt in Regie aangerekend.

23.5 Het Odoo.sh-project staat op naam van de Klant, onder zijn abonnement bij Odoo S.A.; Nova Seven krijgt er toegang toe als medewerker. De repository met het Maatwerk staat op naam van de Klant of wordt op zijn eerste verzoek aan hem overgedragen. Bij het einde van de laatste Overeenkomst met de Klant geeft Nova Seven binnen 10 werkdagen alle toegangen terug en verwijdert ze haar eigen accounts. Gegevens van de Klant die ze buiten zijn omgeving bewaart (migratiebestanden, exports), wist ze of bezorgt ze aan de Klant.

23.6 Vooraf betaalde vergoedingen voor Doorlopende Diensten voor de periode na het einde worden pro rata terugbetaald, behalve bij een beëindiging wegens een tekortkoming van de Klant. Voor een Pakket geldt artikel 7.7.

23.7 De artikelen 13, 16, 17, 18, 21 en 25 blijven gelden na het einde van de Overeenkomst.

24. Wijziging van de voorwaarden

24.1 Nova Seven kan deze voorwaarden om een geldige reden wijzigen, bijvoorbeeld bij een wijziging van de voorwaarden van Odoo S.A. of van de wet. Ze meldt een wijziging minstens 30 dagen vooraf, per e-mail aan de contactpersoon van de Klant, met de nieuwe tekst en een overzicht van wat er verandert.

24.2 Een wijziging geldt niet voor een lopend project of Pakket. Voor Doorlopende Diensten mag de Klant die de wijziging niet aanvaardt, de betrokken dienst kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

25. Slotbepalingen

25.1 Is een bepaling nietig, dan blijven de andere van kracht. De partijen vervangen de nietige bepaling door een geldige die het doel ervan zo dicht mogelijk benadert.

25.2 Dat een partij een recht niet meteen uitoefent, betekent niet dat ze ervan afziet.

25.3 Mededelingen per e-mail of via het klantenportaal gelden als schriftelijk. Een elektronische handtekening geldt als handtekening.

25.4 Nova Seven mag de Overeenkomst overdragen aan een verbonden vennootschap of aan wie haar activiteit overneemt, mits schriftelijke kennisgeving; de Klant kan Doorlopende Diensten dan binnen 30 dagen kosteloos opzeggen. De Klant mag de Overeenkomst overdragen samen met zijn onderneming, mits kennisgeving en betaling van de openstaande facturen.

25.5 Nova Seven mag haar vorderingen op de Klant overdragen aan een derde, bijvoorbeeld voor factoring.

25.6 Op de Overeenkomst is Belgisch recht van toepassing; het Weens Koopverdrag is uitgesloten. Bij een geschil zoeken de partijen eerst een minnelijke oplossing; dat is geen voorwaarde om onbetwiste facturen in te vorderen of dringende maatregelen te vragen. Lukt het niet, dan is uitsluitend de ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Brugge, bevoegd. Nova Seven mag de Klant ook dagvaarden voor de rechtbank van zijn zetel.

Deel B – Bijzondere bepalingen per dienst

Deel B vult deel A aan voor de diensten die de Offerte vermeldt. Bij tegenstrijdigheid gaat deel B voor (artikel 2.3).

26. Implementatie, maatwerk en upgrades

26.1 Eigen modules werken op de versie van de Odoo-software waarvoor ze gemaakt zijn. Een nieuwe versie kan aanpassingen vragen; die worden in Regie aangerekend, tenzij een Onderhoudscontract of artikel 26.2 ze dekt.

26.2 Het onderhoud van Eigen modules gebeurt via het Value Plan van Nova Seven, tegen de jaarlijkse vergoeding in de Offerte. Binnen het Value Plan corrigeert Nova Seven de Bugs in die modules en zorgt ze bij een upgrade naar een versie die Odoo S.A. ondersteunt voor de technische conversie van de code en de gegevens, zonder bijkomende aanrekening. Zonder Value Plan gebeuren de correctie en de conversie in Regie. Laat de Klant een Eigen module als ondersteunde extra module bij Odoo dekken (artikel 26.5), dan corrigeert Nova Seven de Bugs erin en zorgt ze bij een upgrade voor de conversie, ook zonder Value Plan. Nieuwe functies, functionele aanpassingen, aanpassingen aan gewijzigde processen en het testen van processen worden altijd in Regie aangerekend.

26.3 Blijft de Klant op een versie die ouder is dan de drie laatste hoofdversies die Odoo ondersteunt, dan draagt hij zelf de toeslag die Odoo daarvoor aanrekent (bij de opmaak van deze versie: 25% van de jaarprijs van zijn abonnement, één keer per jaar, ten vroegste 6 maanden na het verschijnen van een nieuwe hoofdversie) en de gevolgen voor de werking.

26.4 Na een upgrade test de Klant zelf zijn processen. Nova Seven helpt in Regie, volgens het Onderhoudscontract of volgens artikel 26.2.

26.5 Op Odoo.sh en bij Hosting beslissen de Klant en Nova Seven samen welke Eigen modules geïnstalleerd worden en wanneer een upgrade gebeurt. Laat de Klant een Eigen module niet als ondersteunde extra module bij Odoo dekken, dan betaalt hij Odoo daarvoor geen onderhoudsvergoeding, maar gebeuren de correctie en de conversie bij een upgrade in Regie of volgens het Value Plan (artikel 26.2). Nova Seven wijst de Klant erop dat Odoo S.A. de onderhoudsvergoeding tot 12 maanden met terugwerkende kracht kan aanrekenen als de Klant de module bij een upgrade alsnog laat dekken, en dat een databank die ouder is dan de drie laatste hoofdversies een toeslag krijgt (artikel 26.3).

26.6 De Klant werkt op een van de twee meest recente hoofdversies van de Odoo-software. Valt zijn versie daarbuiten, dan heeft hij 6 maanden om te upgraden; Nova Seven stelt de upgrade tijdig voor met een Raming. Gebeurt de upgrade niet binnen die termijn, dan mag Nova Seven nieuwe opdrachten weigeren, support en onderhoud beperken tot dringende hulp en de voorbereiding van de upgrade, en een Supportcontract of Onderhoudscontract opzeggen met een opzegtermijn van 3 maanden. Op Odoo Online bepaalt Odoo S.A. zelf het ritme van de upgrades.

27. Onderhoud en support

27.1 Nova Seven levert support via een Supportcontract of in Regie. Meldingen gebeuren via het klantenportaal of per e-mail, op werkdagen van 8.30 tot 17.30 uur, tenzij de Offerte iets anders bepaalt. Support na de go-live gaat van het saldo van een lopend Pakket af; zonder Pakket wordt hij in Regie aangerekend.

27.2 Een Supportcontract omvat, binnen de grenzen van de Offerte: (a) vragen over standaardfuncties van de Odoo-software die Nova Seven bij de Klant heeft ingericht; (b) de analyse van fouten; (c) het melden en opvolgen bij Odoo S.A. van fouten in de Standaardsoftware (artikel 27.3); (d) de correctie van Bugs in ondersteunde extra modules volgens artikel 26.2, en van fouten in andere Eigen modules volgens het Onderhoudscontract. Nieuwe functies, bijkomende inrichting, opleiding van nieuwe gebruikers en ontwikkeling vallen erbuiten en worden in Regie of via een Change request aangerekend.

27.3 Een fout in de Standaardsoftware meldt Nova Seven via een ticket bij Odoo S.A. en volgt het op. Het oplossen en de termijn daarvan vallen onder het abonnement van de Klant bij Odoo (artikel 4.4).

27.4 De Klant beschrijft een melding zo volledig mogelijk (stappen, schermafbeeldingen, betrokken gebruikers), zodat ze kan worden nagebootst. Nova Seven behandelt meldingen volgens de prioriteiten en reactietijden in de SLA-voorwaarden, als inspanningsverbintenis.

27.5 Nova Seven mag een tijdelijke oplossing of omweg aanbieden in afwachting van een definitieve correctie.

27.6 Nova Seven mag voor support op afstand inloggen in de omgeving van de Klant, met de rechten die daarvoor nodig zijn. Voor een ingreep die gegevens kan wijzigen, zorgt ze voor een back-up of vraagt ze de Klant dat te doen.

27.7 Een Supportcontract is een Doorlopende Dienst (artikel 23.1). De vergoeding is verschuldigd volgens de Offerte, ook in maanden waarin de Klant geen support vraagt, tenzij het om een Pakket gaat.

28. Eigen software en softwareabonnementen

28.1 Nova Seven kan Eigen software aanbieden als eenmalige licentie of als abonnement, zoals in de Offerte beschreven.

28.2 De Klant krijgt een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de Eigen software te gebruiken voor zijn eigen bedrijfsvoering, volgens het licentiemodel in de Offerte (bijvoorbeeld per benoemde gebruiker, per database of per vestiging). Hij mag ze niet verkopen, verhuren, in sublicentie geven, gebruiken voor derden, kopiëren buiten wat het gebruik vereist, of decompileren, behalve waar de wet dat toelaat.

28.3 Een abonnement loopt 12 maanden en wordt daarna stilzwijgend verlengd met telkens 12 maanden, tenzij een partij ten minste 1 maand vóór het einde schriftelijk opzegt. De prijs kan jaarlijks worden aangepast volgens artikel 19.2.

28.4 Een lopend abonnement omvat de correctie van fouten met redelijke inspanning en de aanpassing aan nieuwe hoofdversies van de Odoo-software die Odoo S.A. ondersteunt, binnen een redelijke termijn na hun verschijnen. Nieuwe functies voegt Nova Seven toe naar eigen keuze.

28.5 Nova Seven waarborgt dat de Eigen software in wezen werkt zoals beschreven in de Offerte of de documentatie, maar niet dat ze foutloos of zonder onderbreking werkt. Een gemelde fout herstelt ze binnen een redelijke termijn. Lukt dat niet, dan kan de Klant een redelijke prijsvermindering vragen; na twee mislukte herstelpogingen voor dezelfde wezenlijke fout mag hij het abonnement met onmiddellijke ingang opzeggen.

28.6 Bij een eenmalige licentie zijn correcties en aanpassingen aan nieuwe versies enkel inbegrepen als de Offerte of een Onderhoudscontract dat bepaalt; anders worden ze in Regie aangerekend.

28.7 Nova Seven mag de Eigen software verbeteren en wijzigen. Ze is niet verplicht om een functie te behouden die enkel deze Klant gebruikt. Een wijziging die de werking bij de Klant wezenlijk raakt, meldt ze vooraf; de Klant kan het abonnement dan kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

28.8 Na het verschijnen van een nieuwe versie van de Eigen software ondersteunt Nova Seven de vorige versie nog 3 maanden.

28.9 Bij een onbetaalde factuur kan Nova Seven support, correcties en nieuwe versies van haar Eigen software opschorten volgens artikel 20.3. Draait de Eigen software buiten de Odoo-omgeving van de Klant (artikel 28.11), dan kan ze ook de toegang ertoe opschorten. Een Eigen module in de Odoo-omgeving van de Klant schakelt ze niet uit; de toegang tot de Odoo-software en de gegevens van de Klant blijven onaangeroerd.

28.10 Bij het einde van een abonnement vervalt het gebruiksrecht en stopt de Klant het gebruik. De gegevens van de Klant blijven zijn eigendom en blijven in zijn eigen omgeving. Nova Seven helpt in Regie bij het verwijderen van de Eigen software of bij het bewaren van de gegevens.

28.11 Draait Eigen software buiten de Odoo-omgeving van de Klant, bij Nova Seven of een hostingpartner (bijvoorbeeld een AI-toepassing of een conversietool), dan gelden ook de artikelen 29.3 tot 29.8 over beschikbaarheid, back-ups, capaciteit, beveiliging en het einde van de Hosting. De gegevens van de Klant blijven zijn eigendom; bij het einde krijgt hij ze terug in een gangbaar formaat.

28.12 Nova Seven mag het gebruik van haar Eigen software controleren (bijvoorbeeld het aantal gebruikers). Bij een gebruik boven het licentiemodel factureert ze het verschil volgens de Offerte.

28.13 Stopt Nova Seven haar activiteit zonder dat iemand ze overneemt, dan krijgt de Klant de broncode van de Eigen software die hij gebruikt, met het gebruiksrecht van artikel 28.2.

29. Hosting en beheer

29.1 Als de Offerte dat voorziet, host of beheert Nova Seven de omgeving van de Klant, zelf of via een hostingpartner (bijvoorbeeld een cloudleverancier met datacenters in de Europese Unie). De bijzondere voorwaarden en tarieven staan in de Offerte en in de SLA-voorwaarden.

29.2 Ook bij Hosting heeft de Klant een geldig abonnement bij Odoo S.A. nodig (artikel 4.2). Odoo Online en Odoo.sh zijn hostingdiensten van Odoo S.A. onder het abonnement van de Klant; beschikbaarheid, back-ups, capaciteit en herstel vallen daar onder de voorwaarden van Odoo S.A. (artikel 4.4). Nova Seven kan het technisch beheer van een Odoo.sh-project op zich nemen, zoals het beheer van branches, de installatie van modules en de opvolging van updates. Dat beheer is een Dienst; de artikelen 29.3 tot 29.8 gelden er niet voor.

29.3 Nova Seven levert de Hosting als inspanningsverbintenis. Streefcijfers voor beschikbaarheid, reactietijden en back-ups staan in de SLA-voorwaarden. Gepland onderhoud meldt Nova Seven minstens 24 uur vooraf en plant ze zoveel mogelijk buiten de kantooruren. Gepland onderhoud en storingen buiten de invloed van Nova Seven tellen niet mee voor de beschikbaarheid. Voor storingen bij een hostingpartner is Nova Seven aansprakelijk zoals voor haar andere onderaannemers (artikel 5.5), binnen de grenzen van artikel 21. Storingen in netwerken buiten haar controle of door handelingen van de Klant vallen niet onder haar verantwoordelijkheid.

29.4 Nova Seven neemt minstens dagelijks een back-up, bewaart die volgens de SLA-voorwaarden en test het herstel minstens één keer per jaar. Een herstel op vraag van de Klant wordt in Regie aangerekend, tenzij het nodig is door een fout van Nova Seven.

29.5 Opslag, dataverkeer en andere capaciteit zijn beperkt tot de maxima in de Offerte. Een overschrijding wordt aangerekend volgens de tarieven van de Offerte.

29.6 Nova Seven neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Hostingpartners staan als subverwerker in de verwerkersovereenkomst.

29.7 De Klant gebruikt de Hosting op een rechtmatige manier en respecteert de rechten van derden. Nova Seven mag na kennisgeving duidelijk onrechtmatige inhoud verwijderen of de toegang ertoe blokkeren, en de Hosting opschorten bij misbruik of bij een ernstig gevaar voor de beveiliging; in dringende gevallen ook zonder voorafgaande kennisgeving.

29.8 Bij het einde van de Hosting bezorgt Nova Seven de Klant binnen 30 dagen een volledige kopie van zijn database en bestanden in een gangbaar formaat, ook als er nog facturen openstaan, en houdt ze de omgeving nog 30 dagen na die levering beschikbaar om ze over te zetten. Bijkomende hulp bij de overzetting levert ze na betaling van de onbetwiste facturen. Daarna verwijdert ze de gegevens, behalve wat ze wettelijk moet bewaren.

30. Websites en webshops

30.1 Voor een website of webshop in de Odoo-software legt de Offerte of een goedgekeurd ontwerp de pagina's, functies en vormgeving vast. De Klant keurt het ontwerp goed voordat de ontwikkeling start; latere wijzigingen zijn Change requests.

30.2 De Klant levert de inhoud (teksten, beelden, productgegevens, logo's) en staat ervoor in dat hij de rechten erop heeft. Beelden die Nova Seven aanlevert, gebruikt de Klant volgens de licentie van de bron.

30.3 De Klant blijft verantwoordelijk voor wat hij via de website of webshop aanbiedt en voor de wettelijke vereisten daarvan, zoals de wettelijke vermeldingen, zijn verkoopsvoorwaarden, de privacy- en cookieverklaring, prijsaanduidingen, leeftijdscontrole en de regels voor verkoop op afstand. Nova Seven helpt bij de technische uitvoering, maar geeft daarover geen juridisch advies.

30.4 Domeinnamen worden geregistreerd op naam van de Klant. Vraagt of beheert Nova Seven een domeinnaam voor de Klant, dan gelden de regels van de registratiebeheerder; Nova Seven waarborgt niet dat een gewenste naam wordt toegekend.

30.5 Voor betaal-, verzend- en andere diensten die aan de webshop gekoppeld worden, sluit de Klant zelf een overeenkomst met die leveranciers; hun voorwaarden en kosten gelden (artikel 14).

30.6 Nova Seven test de website op recente versies van de gangbare browsers en toestellen. Ze waarborgt niet dat ze met elke combinatie of met toekomstige versies werkt.

30.7 Nova Seven waarborgt geen posities of bezoekersaantallen in zoekmachines of AI-assistenten.

30.8 Toegankelijkheid volgens de geldende normen (onder meer de Europese toegankelijkheidsrichtlijn) maakt enkel deel uit van de opdracht als de Offerte dat vermeldt. De Klant beoordeelt of hij eraan moet voldoen.

31. IT-advies en IT-governance

31.1 Nova Seven geeft advies naar beste vermogen, op basis van de informatie van de Klant en de stand van de techniek op dat moment. De Klant beslist zelf over de opvolging ervan (artikel 11.3).

31.2 Nova Seven is Odoo-partner en adviseert vanuit die kennis. Ze vermeldt de commissies of andere voordelen die ze van een leverancier krijgt (artikel 4.6), en zegt het als ze vaststelt dat Odoo voor een wezenlijke behoefte van de Klant niet geschikt is.

31.3 Nova Seven neemt redelijke maatregelen om belangenconflicten tussen klanten te vermijden. De Klant meldt haar informatie die zo'n conflict kan doen ontstaan.

31.4 Bij IT-governance of een rol als externe IT-verantwoordelijke (CIO as a service) legt de Offerte de rol, de bevoegdheden en de beschikbaarheid vast. Nova Seven beslist en tekent niet namens de Klant, tenzij met een schriftelijke volmacht.

31.5 Adviezen en rapporten zijn bestemd voor intern gebruik door de Klant en zijn adviseurs. Nova Seven is niet aansprakelijk tegenover derden die erop steunen.

32. Hardware

32.1 Leveringstermijnen voor Hardware zijn indicatief. Het risico gaat over op de Klant bij levering op het afgesproken adres.

32.2 Hardware blijft eigendom van Nova Seven tot de volledige betaling van de prijs.

32.3 De Klant controleert de Hardware bij levering en meldt zichtbare gebreken of ontbrekende stukken schriftelijk binnen 8 dagen.

32.4 Nova Seven geeft de garantie van de fabrikant door en helpt de Klant om ze in te roepen. Haar eigen vrijwaring voor verborgen gebreken is beperkt tot herstel of vervanging van het toestel, of terugbetaling van de prijs ervan. Installatie en configuratie worden in Regie aangerekend, tenzij de Offerte iets anders bepaalt.

32.5 Hardware die specifiek voor de Klant besteld werd, neemt Nova Seven niet terug. Andere Hardware neemt ze enkel terug als ze daar schriftelijk mee akkoord gaat.

32.6 De recupelbijdrage en andere wettelijke bijdragen staan apart in de Offerte.

Bijzondere voorwaarden per offerte

Wat per klant verschilt, staat in de bijzondere voorwaarden van de Offerte; die gaan voor op deze algemene voorwaarden (artikel 2.3).

In elke Offerte:

• Scope, uitgangspunten en uitsluitingen.
• Raming per fase (WBS), en het Pakket of de vaste prijs.
• Tarieven, tarievenlijst en facturatieschema (vooraf, in schijven, maandelijks).
• Planning, sleutelfiguren aan beide kanten en, bij grotere projecten, de stuurgroep.
• Odoo-abonnement: plan, aantal gebruikers en lichte gebruikers, Odoo Online of Odoo.sh, met de vermelding dat Odoo S.A. dit apart offreert en factureert.
• Onderhoud van Eigen modules: Value Plan, of ondersteunde extra module bij Odoo.
• Supportcontract: kanaal, kantooruren, inbegrepen uren of tickets.
• Eigen software, Hosting, website of Hardware: licentiemodel, looptijd, prijs, capaciteit en de SLA-voorwaarden.
• Afwijkingen van deze voorwaarden, zoals een ander plafond of een overdracht van intellectuele eigendom.
• Vlak bij de handtekening: de versie van deze voorwaarden met de vaste link, de afwijzing van de inkoopvoorwaarden van de Klant en de zin waarmee de Klant deze voorwaarden uitdrukkelijk aanvaardt.

Bijlage – Verwerkersovereenkomst

Partijen en toepassing

• Verwerkingsverantwoordelijke: de Klant, zoals vermeld in de Offerte.
• Verwerker: Nova Seven bv, Stationsstraat 194, 8340 Damme, ondernemingsnummer 1044.266.168, RPR Gent, afdeling Brugge, info@novaseven.be.

Deze verwerkersovereenkomst is een bijlage bij de algemene voorwaarden van Nova Seven bv, versie 1.0 van 5 november 2026 (www.novaseven.be/algemene-voorwaarden/v1-0). Ze maakt deel uit van elke Overeenkomst waarbij Nova Seven persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Klant, en de Klant aanvaardt ze samen met de Offerte. Begrippen met een hoofdletter hebben de betekenis uit de algemene voorwaarden of uit de AVG. Voor de verwerking van persoonsgegevens gaat deze overeenkomst voor op de algemene voorwaarden (artikel 2.3 van de algemene voorwaarden).

1. Definities

1.1 AVG: Verordening (EU) 2016/679 (algemene verordening gegevensbescherming). Persoonsgegevens, verwerking, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, betrokkene en inbreuk in verband met persoonsgegevens hebben de betekenis uit artikel 4 AVG.

1.2 Klantgegevens: de persoonsgegevens die Nova Seven in opdracht van de Klant verwerkt, zoals beschreven in Bijlage 1.

1.3 Subverwerker: een derde die Nova Seven inschakelt en die bij de uitvoering van de Overeenkomst Klantgegevens verwerkt.

2. Voorwerp en duur

2.1 Nova Seven verwerkt Klantgegevens enkel om de Diensten uit de Overeenkomst te leveren, zoals beschreven in Bijlage 1.

2.2 Deze overeenkomst loopt zolang Nova Seven Klantgegevens verwerkt, ook na het einde van de Overeenkomst, tot de gegevens volgens artikel 12 gewist of teruggegeven zijn.

2.3 Odoo S.A. verwerkt de gegevens in de Odoo-software van de Klant op basis van zijn abonnement, als verwerker van de Klant; in die rol is Odoo S.A. geen Subverwerker van Nova Seven (artikel 17.2 van de algemene voorwaarden). Hetzelfde geldt voor andere leveranciers met wie de Klant zelf een overeenkomst sluit, zoals een betaalprovider of een bank.

3. Instructies

3.1 Nova Seven verwerkt Klantgegevens enkel op schriftelijke instructie van de Klant. De Overeenkomst, deze verwerkersovereenkomst en de opdrachten van de Klant per e-mail, ticket of via het klantenportaal gelden als instructies.

3.2 Moet Nova Seven Klantgegevens verwerken omdat de wet het haar oplegt, dan meldt ze dat vooraf aan de Klant, tenzij de wet dat verbiedt.

3.3 Vindt Nova Seven dat een instructie de AVG of andere regels over gegevensbescherming schendt, dan meldt ze dat onmiddellijk. Ze mag de uitvoering van die instructie opschorten tot de Klant ze bevestigt of aanpast.

3.4 De Klant staat in voor de rechtmatigheid van de verwerking, waaronder de rechtsgrond, de informatie aan de betrokkenen en de bewaartermijnen in zijn eigen omgeving.

3.5 Bepaalt Nova Seven in strijd met de instructies zelf het doel of de middelen van een verwerking, dan geldt ze voor die verwerking als verwerkingsverantwoordelijke (artikel 28.10 AVG).

4. Geheimhouding

4.1 Nova Seven geeft enkel toegang tot Klantgegevens aan medewerkers, freelancers en Subverwerkers die die toegang voor de Diensten nodig hebben. Ze legt hen schriftelijk geheimhouding op, tenzij ze wettelijk tot geheimhouding verplicht zijn.

4.2 De geheimhouding over Klantgegevens loopt zonder einddatum, ook na het einde van de Overeenkomst (artikel 16.3 van de algemene voorwaarden).

5. Beveiliging

5.1 Nova Seven neemt passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten, de aard en het doel van de verwerking en de risico's voor de betrokkenen (artikel 32 AVG). De maatregelen staan in Bijlage 2. Nova Seven mag ze aanpassen, op voorwaarde dat het beveiligingsniveau niet daalt.

5.2 Nova Seven werkt waar mogelijk met test- of geanonimiseerde gegevens. Ze kopieert Klantgegevens enkel buiten de omgeving van de Klant als dat nodig is voor de Diensten, zoals bij een datamigratie, en wist die kopieën volgens artikel 12.

5.3 De Klant staat in voor de beveiliging van zijn eigen systemen, toestellen en gebruikersaccounts (artikel 10.5 van de algemene voorwaarden).

6. Subverwerkers

6.1 De Klant geeft Nova Seven een algemene toestemming om Subverwerkers in te schakelen. De lijst op de datum van deze versie staat in Bijlage 3; de geldende lijst staat op www.novaseven.be/subverwerkers.

6.2 Nova Seven meldt een nieuwe of vervangende Subverwerker minstens 30 dagen vooraf per e-mail aan de contactpersoon van de Klant. De Klant kan binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken. De partijen zoeken dan samen een oplossing; lukt dat niet, dan mag de Klant de betrokken Diensten kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de Subverwerker ingezet wordt.

6.3 Nova Seven legt elke Subverwerker schriftelijk dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op als in deze overeenkomst, met voldoende garanties voor de beveiliging. Bij grote cloudleveranciers gebeurt dat via hun standaardverwerkersovereenkomst. Nova Seven blijft tegenover de Klant volledig verantwoordelijk voor de naleving door haar Subverwerkers.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

7.1 Nova Seven verwerkt Klantgegevens in de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij Bijlage 3 een Subverwerker buiten de EER vermeldt.

7.2 Een doorgifte buiten de EER gebeurt enkel met een passende waarborg volgens hoofdstuk V AVG, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

8. Rechten van betrokkenen

8.1 Krijgt Nova Seven een verzoek van een betrokkene over Klantgegevens, dan bezorgt ze het binnen 5 werkdagen aan de Klant. Ze antwoordt niet zelf, tenzij de Klant dat vraagt.

8.2 Nova Seven helpt de Klant met passende maatregelen om verzoeken van betrokkenen te beantwoorden: inzage, verbetering, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Die hulp wordt in Regie aangerekend, tenzij ze nodig is door een fout van Nova Seven.

9. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

9.1 Nova Seven meldt een inbreuk die Klantgegevens raakt zonder onredelijke vertraging aan de Klant, en uiterlijk 48 uur nadat ze er kennis van kreeg.

9.2 De melding vermeldt, voor zover bekend: de aard van de inbreuk, de categorieën en het geschatte aantal betrokkenen en gegevens, de waarschijnlijke gevolgen, de genomen en voorgestelde maatregelen en een contactpersoon. Wat nog niet bekend is, bezorgt Nova Seven zodra ze het weet.

9.3 Nova Seven neemt onmiddellijk de redelijke maatregelen om de inbreuk in te dijken en de gevolgen te beperken. Ze helpt de Klant bij de melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en aan de betrokkenen. De Klant beslist over die meldingen; Nova Seven meldt niet zelf, tenzij de wet het haar oplegt.

9.4 Hulp bij een inbreuk wordt in Regie aangerekend, tenzij de inbreuk te wijten is aan Nova Seven of aan haar Subverwerkers.

10. Effectbeoordeling en voorafgaande raadpleging

10.1 Nova Seven helpt de Klant, met de informatie waarover ze beschikt, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij een voorafgaande raadpleging van de Gegevensbeschermingsautoriteit (artikelen 35 en 36 AVG). Die hulp wordt in Regie aangerekend.

11. Informatie en audit

11.1 Nova Seven stelt de Klant op verzoek de informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat ze artikel 28 AVG naleeft.

11.2 De Klant mag één keer per jaar een audit laten uitvoeren, zelf of door een onafhankelijke auditor die geen concurrent van Nova Seven is en geheimhouding belooft. Hij kondigt de audit minstens 30 dagen vooraf aan; ze gebeurt tijdens de kantooruren en zonder de werking van Nova Seven onredelijk te storen. Bij een ernstige aanwijzing van een inbreuk of op vraag van een toezichthouder kan een audit vaker en met een kortere termijn.

11.3 De Klant draagt de kosten van de audit, ook de tijd van Nova Seven in Regie, tenzij de audit een wezenlijke tekortkoming van Nova Seven aantoont. Voor Subverwerkers volstaan hun certificaten en auditrapporten.

12. Einde

12.1 Bij het einde van de Overeenkomst wist Nova Seven alle Klantgegevens of geeft ze ze terug, naar keuze van de Klant, en wist ze daarna de kopieën, tenzij de wet haar verplicht ze te bewaren. Kiest de Klant niet binnen 30 dagen na het einde, dan wist Nova Seven de gegevens.

12.2 De gegevens in de Odoo-omgeving van de Klant blijven bij de Klant. Nova Seven geeft binnen 10 werkdagen haar toegangen terug en verwijdert haar accounts (artikel 23.5 van de algemene voorwaarden). Kopieën die ze buiten die omgeving bewaart, zoals migratiebestanden, exports en testdatabanken, wist ze binnen 30 dagen.

12.3 Back-ups bij Hosting worden gewist volgens de bewaartermijn in de SLA-voorwaarden. Op verzoek bevestigt Nova Seven de wissing schriftelijk.

13. Aansprakelijkheid

13.1 Tegenover betrokkenen is elke partij aansprakelijk volgens artikel 82 AVG. Tussen de partijen geldt artikel 21 van de algemene voorwaarden, met het plafond van artikel 21.3 en de uitzonderingen van artikel 21.6.

14. Slotbepalingen

14.1 Deze overeenkomst wordt gewijzigd volgens artikel 24 van de algemene voorwaarden. Een wijziging die de wet of een toezichthouder oplegt, geldt vanaf de datum die zij bepalen.

14.2 Op deze overeenkomst is Belgisch recht van toepassing. Voor geschillen geldt artikel 25.6 van de algemene voorwaarden.

14.3 Vragen over gegevensbescherming richt de Klant aan info@novaseven.be.

Bijlage 1 – Beschrijving van de verwerking

De Offerte vermeldt per klant wat afwijkt of erbij komt, bijvoorbeeld een webshop, een kassa of de personeelsapps.

Bijlage 2 – Technische en organisatorische maatregelen

Bijlage 3 – Subverwerkers

Stand op 5 november 2026; de geldende lijst staat op www.novaseven.be/subverwerkers.

Nova Seven bv · Stationsstraat 194, 8340 Damme · ondernemingsnummer 1044.266.168 · RPR Gent, afdeling Brugge · versie 1.0 van 5 november 2026