Sinds 1 januari 2026 zijn elektronische facturen verplicht voor de meeste facturen tussen in België gevestigde btw-plichtige ondernemingen. Een pdf per mail volstaat daar in de regel niet meer. Toch is het bij veel kmo's nog maar half geregeld: versturen lukt, ontvangen niet, of de facturen komen binnen maar worden nog met de hand ingeboekt. Wat moet je nu echt doen?
Wat is er veranderd?
- Sinds 1 januari 2026: de meeste facturen tussen in België gevestigde btw-plichtige ondernemingen moeten gestructureerd en elektronisch zijn, volgens de Europese norm. Peppol is daarvoor het standaardnetwerk.
- Tolerantie voorbij: wie aantoonbaar alles op tijd in gang had gezet, kreeg tot eind maart 2026 de tijd. Die periode is voorbij.
- Boetes: wie niet in orde is, riskeert een boete die oploopt bij herhaling.
- Vanaf 1 januari 2028: e-rapportering. De btw-gegevens van elke factuur gaan dan kort na het opmaken of ontvangen ook naar de fiscus.
- Facturen aan particulieren vallen er niet onder.
Hoe werkt Peppol?
Je factuur is geen leesbaar document meer, maar een gestructureerd bestand dat de software van je klant automatisch verwerkt. Ze gaat via jouw toegangspunt (access point) over het Peppol-netwerk naar het toegangspunt van je klant en komt zo rechtstreeks in diens boekhouding terecht. Dat gaat bijna meteen.
Vijf dingen om na te kijken
1. Kan je ook ontvangen?
Je moet facturen kunnen versturen én ontvangen via Peppol. Kijk na of je als ontvanger geregistreerd bent, en in welk pakket je facturen dan binnenkomen.
2. Kloppen je klantgegevens?
Peppol werkt met het ondernemingsnummer. Ontbreekt het of is het fout, dan komt de factuur niet aan. Ruim je klantenbestand dus eerst op.
3. Rond je de btw juist af?
Bij elektronische facturen mag de btw enkel afgerond worden op het totaal per btw-tarief, niet per lijn. Oudere pakketten doen dat soms anders.
4. Boek je aankoopfacturen nog met de hand in?
Peppol-facturen bevatten alle gegevens al. Met de juiste software komen ze vanzelf in je aankoopdagboek, gekoppeld aan de leverancier en, als dat kan, aan de bestelling. Dat is de echte tijdwinst.
5. Ben je klaar voor 2028?
Wie nu alles via één systeem laat lopen, heeft de e-rapportering van 2028 al grotendeels voorbereid.
Peppol in Odoo
Odoo heeft een eigen Peppol-toegangspunt ingebouwd. Je activeert het in de app Boekhouding, zonder apart abonnement bij een andere dienst. Daarna:
- zie je op de klantfiche of die klant op Peppol staat;
- verstuur je facturen in één klik en volg je op of ze aangekomen zijn;
- krijgen klanten die nog niet op Peppol staan de factuur gewoon per mail;
- komen aankoopfacturen rechtstreeks in je aankoopdagboek, en pdf-facturen leest Odoo in.
Tip uit de praktijk: voor je kan starten, moet je bedrijf geïdentificeerd worden. Bij een vennootschap met vennootschappen als bestuurder lukte dat bij ons niet met itsme en verliep de controle manueel. Reken daar een paar dagen voor.
Veelgestelde vragen
Is een pdf-factuur per mail nog geldig?
Voor de meeste facturen tussen in België gevestigde btw-plichtige ondernemingen niet meer: daar moet de factuur gestructureerd en elektronisch zijn. Er zijn uitzonderingen, en aan particulieren mag je nog een pdf sturen.
Moet ik van boekhoudpakket veranderen?
Niet noodzakelijk. Maar als je facturen in het ene programma maakt en in het andere inboekt, is dit een goed moment om alles in één systeem te brengen.
Wat doet mijn boekhouder?
Je boekhouder kan meekijken in dezelfde Odoo en ziet de facturen zodra ze binnenkomen. Dat scheelt heen-en-weer mailen.
Wat met de e-rapportering in 2028?
Vanaf 1 januari 2028 moet je de btw-gegevens van je facturen kort na het opmaken of ontvangen elektronisch melden. Wie Peppol nu goed regelt, staat dan al ver.
Is het bij jou nog maar half geregeld?
We kijken het graag samen na, bij jou ter plaatse, in heel West- en Oost-Vlaanderen. Lees ook hoe facturatie, boekhouding en Peppol in Odoo samenhangen.